1. Définitions

Les termes commençant par une majuscule qu’ils soient au singulier ou au pluriel sont définis ci-dessous ou dans les documents contractuels liant les Parties : 

  • Client : Toute personne physique ou morale bénéficiant des Services de TIERS PAYANT ASSISTANCE soit en parce qu’elle a souscrit directement ou via un de ses partenaires

  • Donnée Personnelle ou Donnée à Caractère Personnel : Désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «Personne Concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des Données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou social.

  • Personne Concernée : Désigne la personne physique à laquelle sont relatives les Données Personnelles.

  • Réglementation : Désigne l’ensemble des lois et règlements applicables en France en matière de protection des Données Personnelles, notamment la loi dite « Informatique et Libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, le RGPD et leurs textes subséquents.

  • Responsable de Traitement : Désigne la personne qui détermine les finalités et les moyens d’un Traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser.

  • Service : Désigne la ou les prestations fournies par TIERS PAYANT ASSISTANCE et décrites dans les documents contractuels liant les Parties.

  • Sous-Traitant : Le Sous-Traitant est la personne qui traite des Données pour le compte d’un autre organisme (« le Responsable de Traitement »), dans le cadre d’un Service ou d’une prestation.

  • Traitement : Désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des Données Personnelles ou des ensembles de Données Personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

  • Utilisateur : Désigne toute personne physique qui bénéficie des Services.

  • Violation de Données Personnelles : Désigne la violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de Données Personnelles transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à des Données Personnelles.

 

2. Préambule

TIERS PAYANT ASSISTANCE s’engage à respecter toutes les obligations résultant de l’application de la réglementation applicable en matière de protection des Données à Caractère Personnel, en particulier les dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces Données (“RGPD”).

La présente politique décrit les traitements de Données Personnelles effectuées par TIERS PAYANT ASSISTANCE dans le cadre de la fourniture des Services, pour lesquels TIERS PAYANT ASSISTANCE agit en qualité de Responsable de Traitement.

 

3. Quelles catégories de Données Personnelles traitons-nous ?

Dans le cadre de son activité TIERS PAYANT ASSISTANCE veille à traiter uniquement les Données Personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire à la réalisation des Services souscrits par le Client conformément au principe de minimisation (article 5.1.c du RGPD).

TIERS PAYANT ASSISTANCE traite les catégories de Données Personnelles suivantes :

  • Données d’identification/Données de contact : civilité, nom, prénoms, société, poste occupé, adresse postale, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), adresse de courrier électronique, identifiants techniques de l’Utilisateur ;

  • Données de connexion et d’usage des Services : logs de connexion, adresse IP notamment ;

  • Données relatives au support fourni dans le cadre de nos Services : informations figurant sur les tickets d’incidents ou dans les enregistrements téléphoniques d’un Utilisateur du Client signalant un incident.

  • Données d’interactions avec nos Services : compte rendu d’interventions, adresses IP utilisées pour visiter notre site, utiliser nos applications et consulter nos e-mails (système d’exploitation utilisé, type d’équipement, etc.) ;

  • Données relatives à la transaction et au suivi de la relation commerciale : numéro de transaction, détail de l’achat, de l’abonnement, du produit ou Service souscrit, et des prestations de Services, correspondances avec le Client et service après-vente, échanges et commentaires des Clients et prospects, personne(s) en charge de la relation Client… ;

  • Données relatives aux règlements des factures : notamment moyens de paiement, données de facturation, modalités de règlement des factures, remises consenties, soldes et impayés ;

  • Données de profil : par exemple les retours d’informations et réponses aux enquêtes ;

  • Données de trafic et d’acheminement des communications ;

  • Données hébergées : Données Personnelles de l’Utilisateur qui peuvent être enregistrées ou conservées (par exemple, les annuaires), données que l’Utilisateur confie à TIERS PAYANT ASSISTANCE dans le cadre de l’utilisation du Service (données hébergées) ;

  • Cookies et autres traceurs déposés sur notre site web et nos applications. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre politique cookies.

 

4. Pourquoi traitons-nous vos Données Personnelles ?

Dans le cadre de son activité TIERS PAYANT ASSISTANCE veille à ce que les Données Personnelles soient traitées de manière licite pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, conformément à l’article 5.1.a et 5.1.b du RGPD. Vos Données Personnelles peuvent notamment être traitées dans les conditions de licéité et finalités suivantes :

  • Base légale : exécution du contrat
    Finalités :
    - Facturation des Clients
    - Gestion des abonnements et d’utilisation des Services
    - Gestion des équipements- Gestion des commandes
    - Interventions sur le site du Client
    - Formations aux outils pour le Client
    - Authentification et identification sur le portail Client de TIERS PAYANT ASSISTANCE
    - Communication Clients dans le cadre des opérations de maintenance technique
    - Gestion des impayées
    - Traitement des réclamations et des résiliations
    - Hébergement de Données Utilisateurs
    - Communications nécessaires à l’exécution du contrat

  • Base légale : Intérêts légitimes
    Finalités :
    - Lutter contre la fraude
    - Gestion des impayés
    - Déploiement des produits et des Services TIERS PAYANT ASSISTANCE
    - Déploiement du réseau
    - Sécurisation des technologies de l’information
    - Réponse aux enquêtes de satisfaction dans le but de déterminer les axes d’amélioration de nos Services
    - Réalisation d’études statistiques
    - Formation des salariés de TIERS PAYANT ASSISTANCE en s’appuyant sur les grilles d’analyse et/ou les enregistrements dans un intérêt pédagogique pour le salarié- Evaluation des salariés de TIERS PAYANT ASSISTANCE

  • Base légale : Consentement
    Finalités :
    - Identifier les prospects ou le Client et ses besoins ou offres
    - Faire des recommandations personnalisées aux Clients
    - Proposer des offres ciblées et adaptées aux Clients de TIERS PAYANT ASSISTANCE et ses filiales

  • Base légale : Obligation légale et réglementaire
    Finalités :
    - Archiver les données comptables et juridiques
    - Répondre aux demandes de tiers autorisés par la règlementation
    - Répondre aux réquisitions des autorités
    - Gérer les demandes d’exercice des droits des personnes concernées
    - Gestion des précontentieux et contentieux
    - Prévention de la fraude et application des sanctions rattachées.

 

5. Qui traite vos Données Personnelles ?

Afin d’accomplir les finalités mentionnées ci-dessus, vos Données Personnelles sont transmises uniquement à des destinataires habilités et compétents, conformément à la règlementation en vigueur, à savoir :

  • Les services internes de TIERS PAYANT ASSISTANCE

  • Les Sous-traitants et éventuels prestataires de TIERS PAYANT ASSISTANCE

  • Les autorités compétentes à leur demande en réponse à une procédure judiciaire, à des recherches judiciaires, des sollicitations d’informations ou afin de se conformer à d’autres obligations légales.

 

6. Quid des transferts hors Union-Européenne ?

Les Données Personnelles collectées sont susceptibles d’être traitées hors de l’Union-Européenne. Dans ce cas, TIERS PAYANT ASSISTANCE prend les dispositions nécessaires avec ses Sous-traitants et partenaires pour garantir un niveau de protection des Données Personnelles adéquat et ce en tout conformité avec le RGPD et les lois applicables en matière de protection des Données à caractère Personnel.

 

7. Comment sécurisons-nous vos Données Personnelles ?

TIERS PAYANT ASSISTANCE a défini des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos Données Personnelles. Les mesures prennent en compte la catégorie des Données Personnelles et le niveau de risque que présente le traitement.

En ce sens nous avons mis en place :

  • Une Politique de Sécurité de l’Information (PSI), préalablement établie dans le cadre de notre certification ISO 27001

  • Une sensibilisation des collaborateurs TIERS PAYANT ASSISTANCE aux enjeux et bonnes pratiques autour de la protection des Données Personnelles

  • La sécurité des accès physiques et logiques

  • La sécurité de l’exploitation

  • La sécurité des actifs

  • La sécurité dans les relations avec les Sous-traitants

 

8. Quelle est la durée de conservation de vos Données Personnelles ?

TIERS PAYANT ASSISTANCE conserve vos Données Personnelles pour des durées permettant d’accomplir les finalités citées à l’article 4 des présentes. La durée de conservation de ces Données dépend de chaque finalité de traitement. Lorsque la loi nous l’impose, nous conservons certaines informations pour une durée nécessaire au respect des dispositions légales et réglementaires applicables.

 

9. Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez de différents droits sur vos Données Personnelles.

En notre qualité de Responsable de Traitement, vous pouvez nous demander à tout moment l’accès aux Données Personnelles vous concernant, leur rectification, leur effacement (dans la mesure où cela n’empêche pas la bonne exécution de notre relation contractuelle ou le respect des obligations légales) et la limitation d’un ou plusieurs traitements particuliers de Données Personnelles vous concernant, dans les conditions prévues par la Réglementation.

Vous disposez par ailleurs du droit de vous opposer à un traitement de vos Données Personnelles dans les conditions fixées par la Réglementation.

Il est donc important que les informations que vous transmettez à TIERS PAYANT ASSISTANCE soient exactes et à jour, et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

 

10. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en contactant le délégué à la protection des Données de TIERS PAYANT ASSISTANCE à l’adresse suivante :

 

TIERS PAYANT ASSISTANCE
3 Avenue Edouard Herriot

Bat. B ELITECH

69400 – LIMAS


Ou par email à l’adresse électronique suivante : dpo@tierspayantassistance.com

TIERS PAYANT ASSISTANCE vous fournira les informations sur les mesures prises à la suite de votre demande dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande conformément à l’article 12 du RGPD. Dans le cas où votre demande présente un degré de complexité et/ou dans le cas où TIERS PAYANT ASSISTANCE fait face à un nombre de demandes important, le délai de réponse pourra être prolongé de deux mois. Dans ce dernier cas, TIERS PAYANT ASSISTANCE vous fournira, dans un délai d’un mois après la réception de votre demande les motifs de la prolongation.

Par ailleurs, conformément à l’article 12.5 du RGPD, lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, TIERS PAYANT ASSISTANCE peut exiger le paiement des frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées, ou refuser de donner suite à ces demandes.

 

11. Introduire une réclamation auprès de la CNIL

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL via son site internet https://www.cnil.fr/ , dans certains cas déterminés, par le téléservice de plainte en ligne; dans les autres cas non prévus par le téléservice, par le service « Besoin d’aide » ou par courrier postal en écrivant à :

CNIL

3 Place de Fontenoy

TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 

Sources et références :

https://www.cnil.fr/fr
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000886460

 

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